O uso de planilhas de importação no sistema Simdata traz vantagens significativas, especialmente no momento de implantação e migração de dados. Os principais benefícios são:
- Agilidade na migração de dados;
- Redução dos erros manuais;
- Facilidade de integração e organização;
- Escalabilidade e reaproveitamento;
- Custo-benefício em hora dedicada;
- Reorganização dos dados a serem importados.
Em resumo, a planilha de importação é uma ferramenta estratégica que otimiza o processo de migração para o Simdata, garantindo rapidez, precisão e economia de recursos.
As planilhas estão disponíveis no MENU do simdata na aba IMPORTAR/EXPORTAR, sendo as duas principais de PARCEIROS e PRODUTOS. Lembrando que o sistema só aceita o modelo interno, disponibilizado pelo SIMDATA, no qual deverá ser mantido e respeitado suas colunas e ordenação.
Planilha de Importação de Parceiros
De acordo com os exemplos fornecidos na própria planilha, é obrigatório que sejam respeitados tanto a sequência quanto a ordem estabelecidas, a fim de garantir a correta importação e validação dos dados.
- Código: Código sequencial numérico;
- Tipo Cliente, Fornecedor, Transportador e Vendedor: Indica do que se trata o cadastrado que está sendo importado, ou seja, se for um cliente; deverá ser preenchido como true e as demais opções como false;
- CPF/CNPJ: Referente aos dados do cliente, sendo um campo obrigatório;
- Inscrição Estadual: Quando existir, deverá ser preenchido;
- RG e RNTRC: Não é um campo obrigatório, mas preenchido quando existir;
- Razão/Nome: Campo obrigatório referente ao dado importado;
- Fantasia/Apelido: Campo não obrigatório, mas preenchido se existir;
- Observação: Campo não obrigatório;
- Telefone: Campo obrigatório e preencher apenas com um contato, se necessário adicional posteriormente dentro do Simdata;
- E-mail: Campo não obrigatório, mas quando houver deverá ser preenchido;
- Endereço: Campo obrigatório;
- Número: Campo obrigatório, quando não há número, poderá ser preenchido como “SN”;
- Bairro: Campo obrigatório;
- CEP: Campo obrigatório;
- Município: Campo obrigatório;
- Vendedor: Irá se aplicar a todos os registros, porém com validade apenas para os clientes, se a empresa não conta com vendedores, poderá ser colocado o CNPJ de sua empresa. Porém, se conta com vendedores e eles são por cliente, deverá ser realizado primeiro o cadastro dos vendedores e com isso colocar o CPF ou CNPJ do vendedor em cada respectivo cliente.
Planilha de Importação de Produtos
De acordo com os exemplos fornecidos na própria planilha, é obrigatório que sejam respeitados tanto a sequência quanto a ordem estabelecidas, a fim de garantir a correta importação e validação dos dados.
- Código/SKU(Numérico): Código interno do sistema, aceita apenas números e poderá ser utilizado a sequência do outro sistema, desde que siga as diretrizes do Simdata;
- Descrição: Descrição é a nomenclatura do produto, a mesma que sai no pedido de venda e nota fiscal;
- Referência: Uma palavra-chave ou código que ajude na busca do produto, essa informação não leva para a nota fiscal e não é um campo obrigatório;
- Código de Barras: Código de barras com o registro do produto, ou seja, o mesmo que contém na embalagem do produto, sendo um campo não obrigatório;
- Grupo e Subgrupo: É a classificação interna do sistema, uma forma de otimizar a busca em um futuro relatório;
- Local de Estoque: Local aonde o produto é armazenado, campo obrigatório se controla estoque. Se for do plano essencial, está disponível apenas um local de estoque “DEPÓSITO “;
- Tipo: Classificação do que é o produto dentro do sistema, mercadoria para revenda, matéria-prima, produto acabado, etc;
- Unidade de Medida: Unidade de como será controlado o produto dentro do sistema, sendo em UN, KG, PCT, etc;
- NCM: Código de 8 dígitos, estabelecido pela legislação federal para identificar as mercadorias, pode ser encontrado nas notas de compras ou validado com o seu contador;
- Preço: Preço de venda do produto, planilha importará apenas um preço de venda e irá para tabela de preço principal;
- CEST: Código de Substituição Tributária, a necessidade e qual código deverá ser preenchido pode ser visto com a contabilidade, sendo um campo não obrigatório na planilha;
- Saldo em Estoque: Estoque atual do produto;
- Custo: Preço de custo da mercadoria para a empresa;
- Controla Estoque: Definirá se a mercadoria controlará o estoque, true para sim e false para não;
- Controla Lote: Para as empresas que contam com a extensão de lote, definirá se o produto controlará lote, true para sim e false para não;
- Peso Líquido e Peso Bruto: Peso dos produtos, campo obrigatório, caso não tenha informação em mãos poderá ser preenchido como 0,0 e ajustado posteriormente no sistema;
- Quantidade por volume: Define quantos produtos são necessários para compor 1 volume, essa informação irá levar para o pedido de venda e nota fiscal, não tendo essa informação em mãos poderá ser preenchido como 0;
A importação de dados é de inteira responsabilidade do usuário do sistema. Os dados devem ser previamente analisados e validados antes da importação, pois, uma vez concluída, a operação não poderá ser desfeita, excluída ou sobrescrita.
