Este guia prático foi desenvolvido para ajudá-lo a dar os primeiros passos no sistema de forma simples e rápida. Aqui você aprenderá a configurar os módulos essenciais, cadastrar informações importantes como clientes, fornecedores e produtos, e realizar as operações iniciais para começar a gerenciar sua empresa com eficiência.
Siga este passo a passo e explore todo o potencial do Simdata ERP para facilitar sua gestão e otimizar seus processos. Se precisar de ajuda adicional, consulte outros tópicos da nossa Central de Ajuda ou entre em contato com o suporte.
Complete os dados da empresa
- No menu esquerdo da página iniciar do Simdata clique em Dados da Empresa;
- Confira os dados da sua empresa;
- Se for do Simples Nacional selecione a caixinha e outros portes (lucro real, lucro presumido, MEI) deixe a seleção em branco;
- Para conseguir emitir notas, informe também a Inscrição Estadual (IE) (se houver); Selecione se sua empresa é indústria, comércio ou serviço;
- Para que a logo da sua empresa seja impressa nos pedidos e nota fiscal, basta inseri-la no campo localizado ao lado dos dados cadastrais;
- Salve as alterações.
Cadastre seu contador
- No menu esquerdo da página inicial do Simdata clique em Meu contador;
- Convide seu contador a acessar o Portal do Contador para obter todas as informações financeiras, contábeis e fiscais da sua empresa;
- Escolha seu contador na lista ou envie um convite para o e-mail dele, convidando-o a se cadastrar;
- Clique em Salvar/Enviar;
- Seu contador vai receber um email para se cadastrar no Portal do Contador Simdata e ter acesso as informações fiscais, contábeis e financeiras da sua empresa.
Instale o certificado digital
- No menu esquerdo da página inicial do Simdata, clique em Certificado Digital;
- Clique em enviar;
- Selecione o certificado modelo A1 e informe a senha do certificado;
- Clique em enviar para finalizar a instalação.
Cadastrar clientes e fornecedores
- No menu superior acesse Cadastros - Clientes e Parceiros, clique no ícone Novo (+) ao lado esquerdo da tela;
- Selecione se é cliente ou fornecedor;
- O cadastro pode ser de pessoa Física, Jurídica e Outros/Exportação/Importação;
- Se o cadastro for de Pessoa Jurídica, você pode colocar o número do CNPJ e clicar em buscar, o sistema irá buscar automaticamente na Receita Federal todos os dados da empresa, como nome, endereço e contatos.
- Caso o cliente tenha Inscrição Estadual você deve consultar no site do Sintegra http://www.sintegra.gov.br/ e informar no campo correspondente;
- Se for pessoa física ou outros informe todos os dados obrigatórios manualmente, como nome, vendedor, CPF, endereço e contato;
- Clique em Salvar para finalizar.
Cadastrar produtos
- No menu superior acesse Cadastros - Produtos e Serviços, clique no ícone Novo (+) do lado esquerdo da tela;
- Informe a descrição do produto e se desejar, a foto do produto;
- Selecione a finalidade do produto, por exemplo, mercadoria para revenda
- Selecione a unidade de venda do produto;
- Coloque o NCM;
- Informações como código de barra, referência, CEST, % de comissão, peso, dimensões e descrição complementar são opcionais;
- Informe se vai controlar estoque e selecione o local de estoque;
- Na janela Custos/Preços você consegue formar o preço de venda colocando um percentual de margem de lucro ou markup, conforme vídeo abaixo:
- Como calcular o preço de venda
- Em + informações você consegue realizar o fator de conversão para situações onde recebe o produto em uma unidade de medida e quer vender em outro. Por exemplo, você recebeu 1 cx de produto com 12 un e quer vender em UN. Faça o cálculo 1/12 = 0.08333333 e informe esse valor no campo do fator de conversão, conforme vídeo abaixo:
- Conversão das unidades de medida
- Em anexos você consegue incluir documentos referente esse produto;
- Clique em Salvar para finalizar.
Como fazer um pedido de venda e NF-e
- No menu superior acesse Vendas - Pedidos de venda, clique no ícone Novo (+) do lado esquerdo da tela;
- Digite o nome do cliente se já estiver cadastrado, se não cadastre no ícone +;
- Informe o vendedor, forma de pagamento, prazo de pagamento e tabela de preço;
- Informações como transportador, redespacho, local de estoque, endereço de entrega, observação são opcionais;
- Na aba produtos clique em adicionar produto;
- Informe a operação, por exemplo 1 venda de mercadoria adquirida;
- Digite o nome do produto, código ou busque pela lupa se o produto já estiver cadastrado. Se for um novo produto, cadastre no icone +;
- Informe a quantidade, preço unitário e clique em salvar;
- Caso a regra de tributação do produto ainda não esteja cadastrada, o sistema vai alertar para cadastrar no próprio pedido;
- Clique em cadastrar nova regra de tributação;
- Informe as regras conforme seu tipo de empresa e clique em salvar regra de tributação;
- Salve o pedido e clique em emitir para gerar um pdf do pedido e gere a NF-e;
- Por último valide a nota fiscal em Fiscal - NF-e, selecione a nota e clique em Emitir/Autorizar para depois imprimir ou enviar por email.
Como vender pelo PDV (frente de caixa)
- Primeiro passo é configurar seu PDV no menu lateral em Configurações - PDV - Ative o PDV - Cadastre um cliente padrão e informe o código dele aqui - Selecione a operação de mercadoria para revenda e operação de produto acabado;
- Vídeo: Configurações para utilizar o PDV;
- Para emitir NFC-e pelo PDV configure em Configurações - Fiscal - NFC-e e selecione o campo Emite NFC-e, informe o ID CSC e código de segurança do contribuinte CSC fornecidos por sua contabilidade;
- Cadastre um caixa PDV em Financeiro - Auxiliares - Portadores/Caixas/Bancos, clique em novo +, coloque o nome CAIXA PDV e tipo de portador PDV. Para finalizar clique em Salvar;
- Para realizar as vendas no PDV acesse Vendas - PDV ;
- Adicione o produto pelo código, pelo leitor de código de barras ou pela lupa;
- Informe a quantidade, preço e clique em Lançar item;
- Clique em finalizar venda;
- Coloque a forma de pagamento e clique em F4;
- Por último, clique em confirmar para emitir o recibo da venda e NFC-e.
Contas a receber
- Ao realizar uma venda o sistema já gera o contas a receber do seu cliente para dar baixa quando a conta for paga;
- Mas também tem a possibilidade de lançar o contas a receber manualmente em Financeiro - Contas a Receber - Lançamentos - Novo;
- Informe a data de vencimento, valor, devedor, categoria, vendedor, portador e clique em Salvar;
- Para dar baixa no contas a receber você tem duas possibilidades, individualmente ou em lote;
- Acesse Financeiro - Contas a receber - Auxiliar Baixas e filtre o contas a receber por data de vencimento ou devedor;
- Selecione as contas que deseja dar baixa, a forma de pagamento, o caixa, a categoria financeira, o valor do recebimento e clique em Lançar Baixas;
- Para dar baixa nas contas individualmente acesse Financeiro - Contas a receber - Lançamentos - selecione o período de vencimento e pesquise pelo número da conta, razão social ou CNPJ;
- Selecione a conta e clique em Nova Baixa/Recebimento - informe o valor recebido, o caixa, categoria e clique em Salvar.
Como dar entrada em nota de fornecedor pelo XML
- No menu superior acesse Compras - Compras entradas, clique em importar XML, procure o arquivo e selecione;
- A nota será importada para o sistema com todas as informações;
- Os produtos novos que ainda não estão cadastrados no sistema, vai aparecer um sinal de interrogação para corrigir o item;
- Clique no ponto de interrogação e selecione a operação utilizada na entrada, por exemplo código 5 compra para revenda;
- Em produto clique em + para cadastrar o novo produto. Preencha as informações que faltam e clique em Salvar;
- Na aba Contas a Pagar vai lançar as parcelas referente essa compra e datas de vencimento;
- Para finalizar a entrada da nota clique em Confirmar e todos os produtos vão entrar no seu estoque e gerar contas a pagar no financeiro;
Contas a pagar
- Ao realizar uma entrada de nota de compra, o sistema já gera o contas a pagar no financeiro para dar baixa quando a conta for paga;
- Mas também tem a possibilidade de lançar essa conta a pagar manualmente em Financeiro - Contas a Pagar - Lançamentos - Novo;
- Informe a data de vencimento, valor, credor, categoria e clique em Salvar;
- Para dar baixa no contas a pagar você tem duas possibilidades, individualmente ou em lote;
- Acesse Financeiro - Contas a pagar - Auxiliar Baixas e filtre o contas a pagar por data de vencimento ou credor;
- Selecione as contas que deseja dar baixa, a forma de pagamento, o caixa, a categoria financeira, o valor do pagamento e clique em Lançar Baixas;
- Para dar baixa nas contas individualmente acesse Financeiro - Contas a pagar - Lançamentos - selecione o período de vencimento e pesquise pelo número da conta, razão social ou CNPJ;
- Selecione a conta e clique em Nova Baixa/Recebimento - informe o valor pago, o caixa, categoria e clique em Salvar;
Controle de estoque
- Acesse o menu Estoque - Movimento para visualizar todas as movimentações de estoque, como entradas e saídas dos produtos;
- Ao clicar no ícone novo (+) você pode realizar uma entrada ou saída de produtos manualmente, buscando pelo produto e selecionando o tipo de movimento, quantidade, local de estoque e clique em Salvar;
- Voltando ao menu Estoque - Consulta, você consegue visualizar o estoque de cada produto e o que está reservado para os pedidos;
- Em Estoque - Ajuste de Estoque/Inventário você consegue arrumar o estoque de vários produtos ao mesmo tempo, clique no ícone novo (+), coloque a data do saldo, informe os produtos, quantidade e valor unitário e clique em Confirmar Ajuste de Estoque;
- Vídeo: Ajuste de estoque/inventário.
Para oferecer suporte e esclarecer melhor suas dúvidas, nossa equipe está à disposição para ajudar em qualquer questão que surgir durante o uso do sistema. Confira nossas opções de atendimento rápido e eficiente:
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